2015年會計從業資格考試《會計電算化》核心考點(16)

第四章重點考點 常用的電子表格軟體

一、常用的電子表格軟體

電子表格，又稱電子資料表，是指由特定軟體製作而成的，用於模擬紙上計算的由橫豎線條交叉組成的表格。

WINDOWS作業系統下常用的電子表格軟體主要有微軟的Excel、金山WPS電子表格等;Mac作業系統下則有蘋果的Numbers，該軟體同時可用於iPad等手持裝置。此外，還有專業電子表格軟體如Lotus Notes、第三方電子表格軟體如FormulaOne等。

微軟的Excel軟體(以下簡稱Excel)是美國微軟公司研製的辦公自動化軟體office的重要組成部分，目前已經廣泛應用於會計、統計、金融、財經、管理等眾多領域。考慮到其操作簡單直觀、應用範圍廣泛、使用者眾多且與其他電子表格軟體具有很好的相容性，未特別說明時，本大綱主要介紹Excel有關內容。

二、電子表格軟體的主要功能

電子表格軟體的主要功能有：(1)建立工作簿;(2)管理資料;(3)實現資料網上共享;(4)製作圖表;(5)開發應用系統。

(一)建立工作簿

Excel啟動後，即可按照要求建立一個空白的工作簿檔案，每個工作簿中含有一張或多張空白的表格。這些在螢幕上顯示出來的預設由灰色橫豎線條交叉組成的表格被稱為工作表，又稱“電子表格”。工作簿如同活頁夾，工作表如同其中的一張張活頁紙，且各張工作表之間的內容相對獨立。工作表是Excel儲存和處理資料的最重要的部分，也稱電子表格。每張工作表由若干行和列組成，行和列交叉形成單元格。單元格是工作表的最小組成單位，單個數據的輸入和修改都在單元格中進行，每一單元格最多可容納32000個字元。

在Excel 2003中，每個工作簿預設含有3張工作表，每張工作表由65536行和256列組成;在Excel 2013中，每個工作簿預設含有1張工作表，如圖4—1所示，該工作表由1048576行和l6384列組成。預設的工作表不夠用時，可以根據需要予以適當新增。每個工作簿含有工作表的張數受到計算機記憶體大小的限制。

【例4—1】(判斷題)在Excel 2013中，每個工作簿預設含有5張工作表，該工作表由1048576行和l6384列組成。預設的工作表不夠用時，可以根據需要予以適當新增。( )

【答案】×在Excel 2013中，每個工作簿預設含有1張工作表。

(二)管理資料

使用者通過Excel不僅可以直接在工作表的相關單元格中輸入、儲存資料，編制銷量統計表、科目彙總表、試算平衡表、資產負債表、利潤表以及大多數資料處理業務所需的表格，而且如圖4—2所示，可以利用計算機，自動、快速地對工作表中的資料進行檢索、排序、篩選、分類、彙總等操作，還可以運用運算公式和內建函式，對資料進行復雜的運算和分析。

(三)實現資料網上共享

通過Excel，使用者可以建立超級連結(如圖4—3所示)，獲取區域網或網際網路上的共享資料，也可將自己的工作簿設定成共享檔案(如圖4—4所示)，儲存在網際網路的共享網站中，讓世界上任何位置的網際網路使用者共享工作簿檔案。

(四)製作圖表

Excel提供了散點圖、柱形圖、餅圖、條形圖、面積圖、折線圖、氣泡圖、三維圖14類100多種基本圖表，如圖4—5所示。Excel不僅能夠利用圖表嚮導方便、靈活地製作圖表，而且可以很容易地將同一組資料改變成不同型別的圖表，以便直觀地展示資料之間的複雜關係;不僅能夠任意編輯圖表中的標題、座標軸、網路線、圖例、資料標誌、背景等各種物件，而且可以在圖表中新增文字、圖形、影象和聲音等，使精心設計的圖表更具說服力。

(五)開發應用系統

Excel自帶VBA巨集語言，使用者可以根據這些巨集語言，自行編寫和開發一些滿足自身管理需要的應用系統，有效運用和擴大Excel的功能。

【例4—2】(多選題)以下屬於電子表格軟體的主要功能的有( )

A.製作圖表

B.建立工作簿

C.實現資料網上共享

D.開發應用系統。

【答案】ABCD電子表格軟體的主要功能有：(1)建立工作簿;(2)管理資料;(3)實現資料網上共享;(4)製作圖表;(5)開發應用系統。

Excel軟體的使用者介面

Excel軟體啟動後，通常會建立一個新的空白工作簿或者開啟一個現有的工作簿，並在螢幕上呈現一個最大化的工作簿視窗(簡稱視窗)。這一視窗是使用者操作Excel軟體的重要平臺，被稱為預設的使用者介面。

Excel軟體的預設使用者介面因版本不同而有所區別。其中，Excel 2013及以下版本的預設使用者介面基本相同，由標題欄、選單欄、工具欄、編輯區、工作表區、狀態列和任務窗格等要素組成;Excel 2007及以上版本的預設使用者介面基本相同，如圖4—8所示，主要由功能區、編輯區、工作表區和狀態列等要素組成。

(一)標題欄

標題欄位於視窗的最上方，依次列示Excel軟體的圖示、文件的標題和控制Excel視窗的按鈕。

(二)選單欄

Excel 2013的選單欄預設位於標題欄的下方，但可移動到視窗的其他適當位置，包含“檔案”、“編輯”、“檢視”、“插入”、“格式”、“工具”、“資料”、“視窗”和“幫助”等9個預設的選單項，包括Excel的全部操作命令，每一選單項分別含有對工作表進行操作的一組功能相關的命令選項。命令後面帶有“…”的，表示選擇了這一命令後將開啟該命令的對話方塊;命令後面帶有“◣”的，表示該選項後面帶有一個子選單。

(三)工具欄

工具欄預設位於選單欄的下方，但可移動到視窗的其他適當位置，它由一系列與選單選項命令具有相同功能的按鈕組成。每個按鈕代表一個命令，能更加快捷地完成相應的操作。

使用者不僅可以自行設定工具欄的顯示、隱藏及其在視窗中的位置，而且可以自行設定工具欄中的按鈕及其在工具欄中的位置。

(四)編輯區

編輯區預設位於工具欄的下方，由名稱框、取消輸入按鈕、確認輸入按鈕、插入函式按鈕和編輯欄構成，用來顯示當前單元格的名字和當前單元格的內容、取消或確認本次輸入的資料或公式。

(五)工作表區

工作表區預設位於編輯區的下方，是Excel檔案用於儲存和處理資料的專門區域，由工作表、工作表標籤、標籤滾動按鈕、滾動條和滾動條按鈕、列和列號、行和行號、全選按鈕、單元格等要素組成。

(六)狀態列

狀態列預設位於視窗底部，可以顯示各種狀態資訊，如單元格模式、功能鍵的開關狀態等。

(七)任務窗格

任務窗格預設位於Excel視窗的右邊，但可移動到視窗的其他適當位置，用於集中放置最常用的功能和快捷方式，具體包括“開始工作”、“幫助”、“搜尋結果”、“剪貼畫”、“資訊檢索”、“剪貼簿”“新建工作簿”、“模板幫助”、“共享工作區”、“文件更新”和“XML源”等11個任務窗格。

(八)功能區

功能區是由一系列在功能上具有較強相關性的組和命令所形成的區域，各功能區的主要功能由相應的選項卡標籤予以標識，使用者可以根據需要完成的操作，快速找到和呼叫包含當前所需命令的功能區。Excel 2013預設的選項卡標籤有“開始”、“插入”、“頁面佈局”、“公式”、“資料”、“審閱”、“檢視”、“開發工具”，排列在標題欄的下方。此外，使用者還可以通過“自定義功能區”自定義選項卡。單擊任一選項卡標籤，其下方將出現一個以平鋪方式展開的“帶形功能區”，它由若干個功能相關的組和命令所組成。

功能區的優勢主要在於，它將通常需要使用選單、工具欄、任務窗格和其他使用者介面元件才能顯示的任務或人口點集中在一起，便於在同一位置查詢和呼叫功能相關的命令。 常用的電子表格軟體

電子表格，又稱電子資料表，是指由特定軟體製作而成的，用於模擬紙上計算的由橫豎線條交叉組成的表格。

WINDOWS作業系統下常用的電子表格軟體主要有微軟的Excel、金山WPS電子表格等;Mac作業系統下則有蘋果的Numbers，該軟體同時可用於iPad等手持裝置。此外，還有專業電子表格軟體如Lotus Notes、第三方電子表格軟體如FormulaOne等。

微軟的Excel軟體(以下簡稱Excel)是美國微軟公司研製的辦公自動化軟體office的重要組成部分，目前已經廣泛應用於會計、統計、金融、財經、管理等眾多領域。考慮到其操作簡單直觀、應用範圍廣泛、使用者眾多且與其他電子表格軟體具有很好的相容性，未特別說明時，本大綱主要介紹Excel有關內容。