2015年會計從業資格考試《會計電算化》核心考點(17)
第四章重點考點 電子表格軟體的主要功能
電子表格軟體的主要功能有：(1)建立工作簿;(2)管理資料;(3)實現資料網上共享;(4)製作圖表;(5)開發應用系統。
(一)建立工作簿
Excel啟動後，即可按照要求建立一個空白的工作簿檔案，每個工作簿中含有一張或多張空白的表格。這些在螢幕上顯示出來的預設由灰色橫豎線條交叉組成的表格被稱為工作表，又稱“電子表格”。工作簿如同活頁夾，工作表如同其中的一張張活頁紙，且各張工作表之間的內容相對獨立。工作表是Excel儲存和處理資料的最重要的部分，也稱電子表格。每張工作表由若干行和列組成，行和列交叉形成單元格。單元格是工作表的最小組成單位，單個數據的輸入和修改都在單元格中進行，每一單元格最多可容納32000個字元。
在Excel 2003中，每個工作簿預設含有3張工作表，每張工作表由65536行和256列組成;在Excel 2013中，每個工作簿預設含有1張工作表，如圖4—1所示，該工作表由1048576行和l6384列組成。預設的工作表不夠用時，可以根據需要予以適當新增。每個工作簿含有工作表的張數受到計算機記憶體大小的限制。
【例4—1】(判斷題)在Excel 2013中，每個工作簿預設含有5張工作表，該工作表由1048576行和l6384列組成。預設的工作表不夠用時，可以根據需要予以適當新增。( )
【答案】×在Excel 2013中，每個工作簿預設含有1張工作表。
(二)管理資料
使用者通過Excel不僅可以直接在工作表的相關單元格中輸入、儲存資料，編制銷量統計表、科目彙總表、試算平衡表、資產負債表、利潤表以及大多數資料處理業務所需的表格，而且如圖4—2所示，可以利用計算機，自動、快速地對工作表中的資料進行檢索、排序、篩選、分類、彙總等操作，還可以運用運算公式和內建函式，對資料進行復雜的運算和分析。
(三)實現資料網上共享
通過Excel，使用者可以建立超級連結(如圖4—3所示)，獲取區域網或網際網路上的共享資料，也可將自己的工作簿設定成共享檔案(如圖4—4所示)，儲存在網際網路的共享網站中，讓世界上任何位置的網際網路使用者共享工作簿檔案。
(四)製作圖表
Excel提供了散點圖、柱形圖、餅圖、條形圖、面積圖、折線圖、氣泡圖、三維圖14類100多種基本圖表，如圖4—5所示。Excel不僅能夠利用圖表嚮導方便、靈活地製作圖表，而且可以很容易地將同一組資料改變成不同型別的圖表，以便直觀地展示資料之間的複雜關係;不僅能夠任意編輯圖表中的標題、座標軸、網路線、圖例、資料標誌、背景等各種物件，而且可以在圖表中新增文字、圖形、影象和聲音等，使精心設計的圖表更具說服力。
(五)開發應用系統
Excel自帶VBA巨集語言，使用者可以根據這些巨集語言，自行編寫和開發一些滿足自身管理需要的應用系統，有效運用和擴大Excel的功能。
【例4—2】(多選題)以下屬於電子表格軟體的主要功能的有( )
A.製作圖表
B.建立工作簿
C.實現資料網上共享
D.開發應用系統。
【答案】ABCD電子表格軟體的主要功能有：(1)建立工作簿;(2)管理資料;(3)實現資料網上共享;(4)製作圖表;(5)開發應用系統。
Excel軟體的啟動與退出
(一)Excel軟體的啟動
通常可以採用下列方法啟動Excel軟體：
(1)點選“開始”選單中列示的Excel快捷命令。通過“開始”選單可啟動Excel軟體，同時建立一個新的文件，該文件在Excel軟體中被預設為工作簿。啟動Excel後建立的第一個空白工作簿的預設名和副檔名，在Excel 20]3中分別預設為“Boom”和“.xls”(在Excel 2013中則分別為“工作簿1”和“.xlsx”)，但也可以另存為其他名字和型別的檔案。
(2)點選桌面或工作列中Excel的快捷方式圖示。
這種方法的前提是桌面或工作列中已經建立Excel快捷方式圖示。
(3)通過“執行”對話方塊啟動Excel軟體。
相關操作完成後，Excel啟動，同時建立一個新的空白工作簿。
(4)開啟現成的Excel檔案。
直接點選現成的Excel檔案，通過開啟該檔案來啟動Excel軟體。
(二)Excel軟體的退出
通常可以採用下列方法退出Excel軟體：
(1)點選標題欄最右邊的關閉按鈕。
點選標題欄最右邊的關閉按鈕後，Excel軟體將被退出。
(2)點選“關閉視窗”或“關閉所有視窗”命令。
右鍵單擊工作列中的Excel圖示，開啟選單選項，點選“關閉視窗”命令可退出Excel檔案。檔案被關閉後，Excel軟體也隨之退出。
(3)按擊快捷鍵“Alt+F4”。
按擊“Alt+F4”鍵後，Excel軟體將被退出。
以上三種方法操作時，如果退出前有編輯的內容未被儲存，將出現提示是否儲存的對話方塊。
需注意的是：以上操作方法均指的是當前只有一個工作簿的情形，如果當前有多個工作簿檔案在執行，以上操作方法執行的結果將是游標所在的檔案被關閉，其他處於開啟狀態的Excel檔案仍在執行，Excel軟體並未退出。只有這些檔案均被關閉後，Excel軟體才能退出。
【例4—3】(多選題)下列方法中，可以退出Excel軟體的有( )。
A.點選標題欄最右邊的關閉按鈕“×”後，Excel軟體將被退出。
B.點選“關閉視窗”或“關閉所有視窗”命令
C.按擊快捷鍵“Alt+F4”
D.按擊快捷鍵“Ctrl+F4”
【答案】ABC按擊快捷鍵“Ctrl+F4”只是關閉當前檔案，不能退出Excel軟體。
