2015年會計從業資格考試《會計電算化》核心考點(17)

第四章重點考點 電子表格軟件的主要功能

電子表格軟件的主要功能有：(1)建立工作簿;(2)管理數據;(3)實現數據網上共享;(4)製作圖表;(5)開發應用系統。

(一)建立工作簿

Excel啓動後，即可按照要求建立一個空白的工作簿文件，每個工作簿中含有一張或多張空白的表格。這些在屏幕上顯示出來的默認由灰色橫豎線條交叉組成的表格被稱爲工作表，又稱“電子表格”。工作簿如同活頁夾，工作表如同其中的一張張活頁紙，且各張工作表之間的內容相對獨立。工作表是Excel存儲和處理數據的最重要的部分，也稱電子表格。每張工作表由若干行和列組成，行和列交叉形成單元格。單元格是工作表的最小組成單位，單個數據的輸入和修改都在單元格中進行，每一單元格最多可容納32000個字符。

在Excel 2003中，每個工作簿默認含有3張工作表，每張工作表由65536行和256列組成;在Excel 2013中，每個工作簿默認含有1張工作表，如圖4—1所示，該工作表由1048576行和l6384列組成。默認的工作表不夠用時，可以根據需要予以適當添加。每個工作簿含有工作表的張數受到計算機內存大小的限制。

【例4—1】(判斷題)在Excel 2013中，每個工作簿默認含有5張工作表，該工作表由1048576行和l6384列組成。默認的工作表不夠用時，可以根據需要予以適當添加。( )

【答案】×在Excel 2013中，每個工作簿默認含有1張工作表。

(二)管理數據

用戶通過Excel不僅可以直接在工作表的相關單元格中輸入、存儲數據，編制銷量統計表、科目彙總表、試算平衡表、資產負債表、利潤表以及大多數數據處理業務所需的表格，而且如圖4—2所示，可以利用計算機，自動、快速地對工作表中的數據進行檢索、排序、篩選、分類、彙總等操作，還可以運用運算公式和內置函數，對數據進行復雜的運算和分析。

(三)實現數據網上共享

通過Excel，用戶可以創建超級鏈接(如圖4—3所示)，獲取局域網或互聯網上的共享數據，也可將自己的工作簿設置成共享文件(如圖4—4所示)，保存在互聯網的共享網站中，讓世界上任何位置的互聯網用戶共享工作簿文件。

(四)製作圖表

Excel提供了散點圖、柱形圖、餅圖、條形圖、面積圖、折線圖、氣泡圖、三維圖14類100多種基本圖表，如圖4—5所示。Excel不僅能夠利用圖表嚮導方便、靈活地製作圖表，而且可以很容易地將同一組數據改變成不同類型的圖表，以便直觀地展示數據之間的複雜關係;不僅能夠任意編輯圖表中的標題、座標軸、網絡線、圖例、數據標誌、背景等各種對象，而且可以在圖表中添加文字、圖形、圖像和聲音等，使精心設計的圖表更具說服力。

(五)開發應用系統

Excel自帶VBA宏語言，用戶可以根據這些宏語言，自行編寫和開發一些滿足自身管理需要的應用系統，有效運用和擴大Excel的功能。

【例4—2】(多選題)以下屬於電子表格軟件的主要功能的有( )

A.製作圖表

B.建立工作簿

C.實現數據網上共享

D.開發應用系統。

【答案】ABCD電子表格軟件的主要功能有：(1)建立工作簿;(2)管理數據;(3)實現數據網上共享;(4)製作圖表;(5)開發應用系統。

Excel軟件的啓動與退出

(一)Excel軟件的啓動

通常可以採用下列方法啓動Excel軟件：

(1)點擊“開始”菜單中列示的Excel快捷命令。通過“開始”菜單可啓動Excel軟件，同時建立一個新的文檔，該文檔在Excel軟件中被默認爲工作簿。啓動Excel後建立的第一個空白工作簿的缺省名和擴展名，在Excel 20]3中分別默認爲“Boom”和“.xls”(在Excel 2013中則分別爲“工作簿1”和“.xlsx”)，但也可以另存爲其他名字和類型的文件。

(2)點擊桌面或任務欄中Excel的快捷方式圖標。

這種方法的前提是桌面或任務欄中已經創建Excel快捷方式圖標。

(3)通過“運行”對話框啓動Excel軟件。

相關操作完成後，Excel啓動，同時建立一個新的空白工作簿。

(4)打開現成的Excel文件。

直接點擊現成的Excel文件，通過打開該文件來啓動Excel軟件。

(二)Excel軟件的退出

通常可以採用下列方法退出Excel軟件：

(1)點擊標題欄最右邊的關閉按鈕。

點擊標題欄最右邊的關閉按鈕後，Excel軟件將被退出。

(2)點擊“關閉窗口”或“關閉所有窗口”命令。

右鍵單擊任務欄中的Excel圖標，打開菜單選項，點擊“關閉窗口”命令可退出Excel文件。文件被關閉後，Excel軟件也隨之退出。

(3)按擊快捷鍵“Alt+F4”。

按擊“Alt+F4”鍵後，Excel軟件將被退出。

以上三種方法操作時，如果退出前有編輯的內容未被保存，將出現提示是否保存的對話框。

需注意的是：以上操作方法均指的是當前只有一個工作簿的情形，如果當前有多個工作簿文件在運行，以上操作方法執行的結果將是光標所在的文件被關閉，其他處於打開狀態的Excel文件仍在運行，Excel軟件並未退出。只有這些文件均被關閉後，Excel軟件才能退出。

【例4—3】(多選題)下列方法中，可以退出Excel軟件的有( )。

A.點擊標題欄最右邊的關閉按鈕“×”後，Excel軟件將被退出。

B.點擊“關閉窗口”或“關閉所有窗口”命令

C.按擊快捷鍵“Alt+F4”

D.按擊快捷鍵“Ctrl+F4”

【答案】ABC按擊快捷鍵“Ctrl+F4”只是關閉當前文件，不能退出Excel軟件。