2015年會計從業資格考試《會計電算化》核心考點(18)
第四章重點考點 Excel軟件的用戶界面
Excel軟件啓動後，通常會建立一個新的空白工作簿或者打開一個現有的工作簿，並在屏幕上呈現一個最大化的工作簿窗口(簡稱窗口)。這一窗口是用戶操作Excel軟件的重要平臺，被稱爲默認的用戶界面。
Excel軟件的默認用戶界面因版本不同而有所區別。其中，Excel 2013及以下版本的默認用戶界面基本相同，由標題欄、菜單欄、工具欄、編輯區、工作表區、狀態欄和任務窗格等要素組成;Excel 2007及以上版本的默認用戶界面基本相同，如圖4—8所示，主要由功能區、編輯區、工作表區和狀態欄等要素組成。
(一)標題欄
標題欄位於窗口的最上方，依次列示Excel軟件的圖標、文檔的標題和控制Excel窗口的按鈕。
(二)菜單欄
Excel 2013的菜單欄默認位於標題欄的下方，但可移動到窗口的其他適當位置，包含“文件”、“編輯”、“視圖”、“插入”、“格式”、“工具”、“數據”、“窗口”和“幫助”等9個默認的菜單項，包括Excel的全部操作命令，每一菜單項分別含有對工作表進行操作的一組功能相關的命令選項。命令後面帶有“…”的，表示選擇了這一命令後將打開該命令的對話框;命令後面帶有“◣”的，表示該選項後面帶有一個子菜單。
(三)工具欄
工具欄默認位於菜單欄的下方，但可移動到窗口的其他適當位置，它由一系列與菜單選項命令具有相同功能的按鈕組成。每個按鈕代表一個命令，能更加快捷地完成相應的操作。
用戶不僅可以自行設定工具欄的顯示、隱藏及其在窗口中的位置，而且可以自行設定工具欄中的按鈕及其在工具欄中的位置。
(四)編輯區
編輯區默認位於工具欄的下方，由名稱框、取消輸入按鈕、確認輸入按鈕、插入函數按鈕和編輯欄構成，用來顯示當前單元格的名字和當前單元格的內容、取消或確認本次輸入的數據或公式。
(五)工作表區
工作表區默認位於編輯區的下方，是Excel文件用於存儲和處理數據的專門區域，由工作表、工作表標籤、標籤滾動按鈕、滾動條和滾動條按鈕、列和列號、行和行號、全選按鈕、單元格等要素組成。
(六)狀態欄
狀態欄默認位於窗口底部，可以顯示各種狀態信息，如單元格模式、功能鍵的開關狀態等。
(七)任務窗格
任務窗格默認位於Excel窗口的右邊，但可移動到窗口的其他適當位置，用於集中放置最常用的功能和快捷方式，具體包括“開始工作”、“幫助”、“搜索結果”、“剪貼畫”、“信息檢索”、“剪貼板”“新建工作簿”、“模板幫助”、“共享工作區”、“文檔更新”和“XML源”等11個任務窗格。
(八)功能區
功能區是由一系列在功能上具有較強相關性的組和命令所形成的區域，各功能區的主要功能由相應的選項卡標籤予以標識，用戶可以根據需要完成的操作，快速找到和調用包含當前所需命令的功能區。Excel 2013默認的選項卡標籤有“開始”、“插入”、“頁面佈局”、“公式”、“數據”、“審閱”、“視圖”、“開發工具”，排列在標題欄的下方。此外，用戶還可以通過“自定義功能區”自定義選項卡。單擊任一選項卡標籤，其下方將出現一個以平鋪方式展開的“帶形功能區”，它由若干個功能相關的組和命令所組成。
功能區的優勢主要在於，它將通常需要使用菜單、工具欄、任務窗格和其他用戶界面組件才能顯示的任務或人口點集中在一起，便於在同一位置查找和調用功能相關的命令。
Excel文件的管理
Excel文件的管理主要包括新建、保存、關閉、打開、保密、備份、修改與刪除等工作。
(一)Excel文件的新建與保存
1.Excel文件的新建
單擊“開始”菜單中列示的Excel快捷命令、桌面或任務欄中Excel的快捷方式圖標或者通過“運行”對話框等方式啓動Excel軟件的，系統將自動建立一個新的空白工作簿，或者提供一系列模板以供選擇，選定其中的空白工作簿模板後，新的空白工作簿窗口將在屏幕上呈現出來，並在標題欄中顯示默認的文件名。以打開現成Excel文件方式啓動Excel軟件的，可通過以下方法之一建立一個新的空白工作簿：(1)按擊快捷鍵“Ctrl+N”鍵;
(2)打開“文件”菜單，點擊“新建”菜單命令，選定其中的空白工作簿模板;(3)點擊工具欄中的“新建”按鈕(Excel 2003爲常用工具欄，Excel 2013爲快速訪問工具欄)。
2.Excel文件的保存
爲了繼續使用新建的Excel文件，應當以合適的名稱和類型將Excel文件保存在適當的位置。Excel文件在編輯修改完畢或退出Excel軟件之前，均應進行保存。保存Excel文件的常用方法包括：
(1)通過敲擊功能鍵“Fl2”鍵進行保存。
(2)通過按擊快捷鍵“Ctrl+S”鍵進行保存。對於之前已經保存過的文件，按擊快捷鍵“Ctrl+S”鍵後，將直接保存最近一次的修改，不再彈出“另存爲”對話框。
(3)通過單擊常用工具欄(適用於Excel 2003)或快速訪問工具欄(適用於Excel 2013)中的“保存”或“另存爲”按鈕進行保存。
(4)通過“文件”菜單(或Excel 2003“工具欄”菜單)中的“保存”或“另存爲”命令進行保存。爲了避免Excel軟件意外中止而丟失大量尚未保存的信息，系統通常會默認保存自動恢復信息的時間間隔，這一時間間隔還可以自定義。
(二)Excel文件的關閉與打開
1.Excel文件的關閉
Excel軟件退出前必須關閉打開的文件，因此，也可以採用前述三種Excel軟件的退出方法來關閉處於打開狀態的文件。此外，還可採用以下方法來關閉處於打開狀態的Excel文件：
(1)點擊“工具欄”中的“關閉”按鈕或命令。
Excel 2013中由於沒有“工具欄”菜單，但可點擊快速訪問工具欄中的“關閉”按鈕。
(2)點擊“文件”菜單中的“關閉”命令。
(3)按擊快捷鍵“Ctrl+F4”。
上述三種方法關閉的均是當前文件，其他處於打開狀態的Excel文件仍處於打開狀態，Excel軟件仍在運行，並可通過按擊“Ctrl+N”鍵等方式創建新工作簿。
2.Excel文件的打開
打開Excel文件的方法主要有：
(1)通過直接點擊Excel文件打開。
(2)通過快捷菜單中“打開”命令打開。
(3)通過Excel“文件”菜單中的“打開”命令進行打開，如圖4—12所示。
(4)通過常用工具欄(適用於Excel 2003)或快速訪問工具欄(適用於Excel 2013)中的“打開”按鈕進行打開，如圖4—13所示。
(5)通過按擊快捷鍵“Ctrl+0”(字母0的按鍵)進行打開。
(三)Excel文件的保密與備份
1.Excel文件的保密
對於設置了打開權限密碼的Excel文件，只有輸入正確的密碼才能打開。對於設置了修改權限密碼的Excel文件，只有輸入正確的密碼才能修改，否則只能以只讀方式打開。
2.Excel文件的備份
Excel軟件根據原文件自動創建備份文件的名稱爲原文件名後加上“的備份”字樣，圖標與原文件不同。
(四)Excel文件的修改與刪除
1.Excel文件的修改
Excel文件的修改通常在已打開的Excel文件中進行，包括修改單元格內容、增刪單元格和行列、調整單元格和行列的順序、增刪工作表和調整工作表順序等。
2.Excel文件的刪除
Excel文件的刪除方法包括：
(1)選中要刪除的Excel文件，按擊“Delete”鍵進行刪除。
(2)鼠標右鍵點擊要刪除的Excel文件，選擇刪除命令。
