商務英語培訓：英文商務郵件格式和禮儀

從事外貿或者商務的朋友們，發送英文商務郵件是很普遍的事情。作爲商務英語的一部分，你瞭解這種商務郵件怎樣寫嗎?你又知道它們又怎樣的格式和禮儀嗎?還不清楚的，趕快往下看看吧!這些內容可是實用性很強的乾貨，拿出小本本記下來吧。

對於外貿從業的小夥伴們來說，英文郵件是跟客戶最主要的溝通方式，其重要性不言而喻，所以大家對英文商務郵件的寫作技巧都很感興趣。但是在學習郵件寫作技巧之前，可能我們應該首選關注一下郵件的「格式」和一些「細節」問題，處理好這些，可以讓我們的郵件更圓滿。

收件人

1.儘量不要把一堆郵箱地址都放在“收件人”欄裏，這裏只寫跟郵件內容直接相關聯繫人的郵箱。其他相關人員的郵箱可以添加到「抄送」或者「密送」裏。

2.不是郵件內容的直接處理者，但也需要知道這件事情的人可以添加到抄送中。只給需要的人抄送，有同學習慣性抄送一大堆相關和不相關的人，這是不可取的。

3.如果不想讓收件人知道你同時把郵件也發給了某人，這種情況可以添加「密送」。

4.需要添加多個收件人或者抄送人的時候，一般會按照職位高低進行排序。

郵件標題

1.一定不要發空白標題，這是非常不禮貌的行爲。相信大家也不會故意這麼做，有可能是想先寫好郵件再定標題，但最後直接空白標題就發出去了。所以要養成良好的習慣，先把標題寫好。

2.標題應「簡明扼要」，能反應文章內容或者重要性，不宜冗長。

3.標題裏應儘量不用特殊符號和長串的數字，以免郵件被放進對方垃圾郵件箱。如非必要，儘量少用"urgent"等字眼。

4.回覆對方郵件的時候，可以根據需要更改標題，不要一長串"RE"。

比如要回復收件人關於一款小黃人設計圖的問題，郵件標題就可以簡單地描述如下：

RE:Art work of minions item

附件

1.如果有附件，標題寫好馬上上傳附件，養成好習慣，不要等到郵件寫完最後再上傳，最後很可能會忘記。相信不少人有過漏傳附件的經歷，郵件發出去才發現附件沒上傳。

2.郵件有附件時，應在正文裏提醒收件人查收附件。

3.附件個數不宜過多，一般不超過4個。數量較多的時候可以打包壓縮成一個文件。

4.如果附件內容是特殊格式，應告知收件人打開方式，以免影響使用。

5.如果附件過大，最好拆分爲多個郵件發送，或者通過網盤分享。單封郵件附件過大可能發送不成功，或者被攔截。

比如，附件壓縮包裏是Art work的源文件，需要解壓縮後用Illustrator打開，上傳附件後可以在郵件中提醒如下：

郵件內容

1.首先是稱呼：第一次聯繫儘量用「Dear XXX」作爲稱呼，不知道姓名只知道頭銜的情況下，可用「Dear Title」，熟悉了之後也可以用「Hi XXX」或者「Hello XXX 」。如果是對某個羣體發的郵件，可以用「Dear All」作爲郵件稱呼。

2.郵件內容都左對齊頂格寫，開頭不留空格。

3.寫正文的時候，把最重要的事情放在最前面，簡單的問候之後「直奔主題 」。

4.能用簡單句的時候不用複雜句，能用簡單詞彙的時候不用複雜詞彙。郵件內容力求簡潔明瞭，表述準確。如非必要，郵件儘量不要寫的很長，也不要分很多段落，一般三四段即可。

5.如果郵件涉及信息比較多，可以按要點進行編號，12345分條敘述，這樣表達更清楚。重要內容可用「加粗」或「其他顏色字體」來提醒，但是同一封郵件中字體儘量一致，字體顏色不宜過多，最好不要超過3種。

6.注意措辭，多用虛擬語氣和委婉語氣。比如：if……,I would……,Could you……這些句型，既明確了自己立場，又不至於太生硬，更容易讓對方接受自己觀點。

7.電子郵件可以輕易的被轉發給他人，也是書面的證據，所以郵件內容務必慎重客觀，切不可信口開河。

8.郵件最後要對收件人表示感謝，如果郵件開頭已經說過感謝的話語，結尾部分可用「Thanks again」,或者「Thank you again」來呼應開頭。

9.郵件結尾要有署名，一般用「Best regards,Sincerely」等然後另起一行加上自己姓名。Sincerely相對更正式一些，適合所有場合。

按照以上要點給大家提供一個簡單的模板：

▲ 另外需要注意：在跟收件人不熟悉的時候儘量寫全名，不要寫暱稱。

其他需要注意的細節

1.最好設置一個簽名檔，裏面包含自己完整的姓名、公司全稱、公司網址、辦公室地址、聯繫方式，社交賬號等信息，方便收件人隨時查找。

2.郵件寫好之後，自己先檢查一遍有沒有拼寫錯誤，語句不通順，或者表達有歧義的地方，確認沒問題再發送。

一封完整的英文郵件應該包含的要素和需要注意的地方，大家看了上面的內容應該瞭解了吧。我們常說細節處見真章，希望大家養成良好的習慣，早日寫出完美郵件。在學習商務英語的過程中，小編希望大家又能用實際行動堅持勤奮下去。