商務英語培訓：寫作的基本格式、結構、內容
在商務英語中有一項技能就是寫作，比如工作中寫郵件寫通知消息之類的，就是在BEC考試中，也會考察相應的寫作能力。所以，如果你的能力不夠強可能就不能得高分了，今天我們就來說說商務英語寫作的基本格式結構以及內容吧。
第一步
你要做的就是，瞭解你的寫郵件對象。
我們經常爲了自己要寫的內容感覺痛苦，我們編寫複雜的電子郵件，報告看起來也很一般，大部分時候我們的努力並沒有讓我們的內容更容易閱讀。
瞭解一段文字的目的是爲了給你一種方向感。 撰寫商業報告應遵循特定的格式; 例如，公司內部經常往來的電子郵件可能簡短而不正式，但客戶電子郵件或PowerPoint演示文稿最好要遵循禮貌，內容清晰和簡潔這樣的準則。
你的收件人就是你的指南針; 你首先要換位思考，如果你是收件人，你想要知道的內容是什麼?這樣會大大縮小你寫作的範圍。
你在郵件和報告中使用的語言風格和詞彙等都符合你收件人的實際情況和當下的情景，這不僅僅是郵件內容有效性的問題，還體現着你的溝通技巧。你能不能水岸的運用你的溝通能力和不同的收件人溝通，讓對方理解並給予你有效的回覆。完成溝通的目標。
第二步
你應該在內容和風格方面更加註意。
你的文章有沒有按照商務寫作基本特徵和規則進行組織?
簡單的語言
你寫郵件也好，寫報告也好寫計劃書也好，你的目的只有一個，就是把你的觀點輕鬆快速的傳達給你的觀衆。而要完成這一個目的，我認爲多使用主動語態，選擇常用的短單詞避免使用過多形容詞。
我們來看兩句話：
"We’d love to be of assistance"
“We’d love to assist you.”
你認爲在商務寫作中，哪一句話更合適?
答案是哪句更直接，更高效和易於理解的那就是你要的答案。
簡潔!
Conciseness and Brevity是商務寫作中非常重要的一個原則，因爲你的收件人和觀衆無法瀏覽多個報告頁面以獲取他們所尋求的信息。所以請尊重你收件人的時間，他們需要的是能夠輕鬆訪問重要信息。
什麼叫做簡潔呢?
(1)緊緊圍繞着你的主題
(2)專注於事實
(3)你的寫作主旨要避免歧義，清楚的交代事情
(4)建議你選擇簡短的單詞
舉個例子：
will you be kind enough to 和 please
你會選擇哪個?
當然是please!
anticipate 和except
endeavor 和 try
facilitate 和 help
在商務寫作中二選一你選哪個?
我們選用簡短有效的單詞組成句子，每個句子不要超過20個詞，如果情況允許越直觀的表述越好，可視化優於數字
(5)避免不必要的修飾比如形容詞和副詞，還有那些which/that的從句
明確的區分開觀點和事實
這兩方面的內容應該在你的商業寫作中明確區分。
確保讀者能夠分辨什麼時候你闡述的是事實，什麼時候你闡述的是你個人的觀點。
強烈建議大家要注意這個原則，這樣在實際工作中你可以避免很多的誤解，保證你的寫作不會含糊不清。
你的每一次商務寫作交流都應該是有明確的目的，你需要努力不要偏離這個目的。一次把一個問題講透，而不是什麼都講。
如果您通過電子郵件向同事發送後續電子郵件，請不要在同一封電子郵件中包含超過三個不相關的請求，在實務中也是要特別注意。
如果你的收件人需要在冗雜的信息中來回摸索才知道你想表達什麼?那你這個文章就認真失敗了，你想一下，如果一個hr在給新員工培訓的時候，說的不清不楚，之後的工作如何可能開展順暢?
第三步
通過選用格式讓你的表達更加高效
請你儘可能的通過使用標題，項目符號，編號和其他格式化功能(粗體，斜體，不同的顏色)，來幫助閱讀者更佳輕鬆瀏覽和掃描文本。
但要切記，這些highlight不要太過分!太多分散注意力的視覺元素會將焦點從信息中轉移，注意力轉移對你來說沒有好處。
這個原則適用於所有的商務寫作，無論是電子郵件，報告還是powerpoint，遵循格式會讓你的寫作更加清晰高效。
如有可能，儘量用可視化的圖形或圖表來替換枯燥的文本。
第四步
你的商務文章發出去之前一定要認真修改校對!
從第一稿到你最終的提案，中間一定會經歷幾次修改和校對。一個好的商務寫作一定不會有語法和詞彙錯誤，還有標點符號你也要注意!
你提交之前要確保多次閱讀保證你的文章的流暢性和可讀性，沒有令人尷尬的錯誤。你可以選擇通過在線拼寫檢查器來進行糾正。考試也是一樣，確保語法和單詞的正確是基本要求。
如果一封商務信函錯誤連篇，寫信的人給人留下的印象會非常不好。
我們來看個小例子：
Maruko and Daniel are good friends of chirs and I.
這個句子有沒有錯誤?
低級錯誤不要犯!
第五步
不要忘記你的態度和觀點
這是商業寫作中很少被強調的部分，我們建議大家寫作的時候多換位思考，可是瞭解你的讀者和他們想要的東西是不足夠的，你寫作的目的其實還是爲了你自己的訴求得到傳達並得到良性的迴應。
通過換位思考，站在對方的角度想問題，你的文章很可能更容易得到積極的迴應，此時你把收件人當作來你的焦點，當對方是焦點的時候，你的提議更有節能得到對方積極的迴應，幫助，支持，參與和採取行動。
而基於你自己觀點出發的表述，用詞纔會真正的推動着對方朝着你期望的方向前進，讓你變得可信，營造出良好的氛圍。
好了下面我們迴歸到bec考試
大家問的最多的問題就是關於寫作——格式
商務英語寫作基本格式
商務英語的寫作不同於其他類型的寫作。它的標準更嚴格，寫作的風格通常是預先確定的。商務寫作的目的來說，就是讓你的文章和郵件顯得很專業。
BEC中級寫作的小作文和大作文都是指定的，BEC高級寫作的大作文是在letter、report和proposal中三選一，因此需要注意一下在寫作答題卡上填塗題號。那麼問題來了，有的同學會問哪個格式的內容會更容易拿高分呢?我能不能只選擇其中的一種來練習呢?
如果你問我，我經常會建議那些被格式困擾的同學選擇report，因爲相對來說，report格式固定,結構明朗,而且方便練習!
report一般我會建議大家寫一下標題，比如Report on staff salary system，然後按照report的三段式(introduction、findings和conclusion)來完成寫作，非常簡單。當然你還要結合話題的熟悉程度等來考量，不能一概而論。
而說到proposal，比起report來說你需要增加多一個recommendation，對一些比較難闡述自己觀點的考生來說這可能是個坑，因爲我看過一些學生寫的作文，有些你覺得在日常生活中合理的建議，在商務場合中提出是不太合適的，暴露了你的不專業。
要不要寫標題
BEC寫作正文前，是否需要寫標題，這個根據寫作的文體不同而決定。一般來說，letter是不需要寫標題的，按照商務信件的格式寫就可以了，另外兩者寫一下。至於你是選擇齊頭式還是縮進都可以，我的習慣是寫齊頭，也就是頂格寫就好，段落間空行。
商務寫作的結構
說到內容，商務寫作的內容無非就是幾個方面。大家找一本寫作書就可以搞清楚，在微博評論中有同學提出了經典的“三段式”總分總結構。
這種結構在商務寫作中也很常見，有很強的邏輯性，我們舉個例子。
你需要寫郵件投訴和抱怨!那麼你會怎麼組織你的’三段式“，你現在腦海中想一下。
你需要先搞清楚收件人的情況，和你自己的目的和訴求。
邏輯結構來說就是：
-提出問題
-列舉事實證明，以方便對方可以快速確認找出問題所在並給你提供幫助
-提出你的訴求，你希望對方怎麼做?包括時間/付款方式等等細節
如果你是需要寫作進行銷售，那麼你的邏輯是什麼?
-提出你的產品或者服務引起對方興趣
-描繪美好藍圖，把你的產品或服務給對方帶來的好處一一闡述。
-表明你非常希望能成交。比如你願意爲了對方購買便利提供一切幫助，比如隨時回覆他，比如給他一些更詳細的資料甚至是優惠等信息。
你需要積累什麼內容呢?
1，關於圖表描述的詞語，有效提取信息的能力無論是在工作中還是考試中都很重要。
你要認得餅圖啊，線圖啊，柱狀圖啊，這些怎麼說?比如一些上升啊下降的趨勢啊怎們描述，什麼是參照物，要互相比較。比較你會不會說。這些你抽個時間百度一下【商務英語 圖表】關鍵字，會出來一大堆。
The chart reflects several trends.
According to the graph,……
2，連接詞
你需要準備一堆，用作不同的邏輯關係，比如表總結，舉例子，強調，條件，因果關係……用好了連接詞你的整個文章絕對上一個檔次!!
That brings me to the end of my presentation. I've talked about…
再看一個
That brings us to the next step, which is …
3，好詞好句
這個貫穿你整個備考期間，做真題的時候，看口語大磚頭的時候，你的小本本記下的那些好詞好句寫作的時候還不用更待何時!!
有些詞我不建議大家用。
比如soon/a good return/heavy～～
這類詞有什麼問題內容?
籠統不具體!
soon是多久?
改爲next monday，May 4, within 3days就好很多了，同樣的道理。
a good return是多好?6.2% interest rate會不會好很多?
heavy是多重?
有了邏輯結構，內容，格式，你的和好文章的距離就是動筆開寫啦!就得不斷地去練習去思考才能寫出優質的文章，如果不能勤於練習那麼你的文章也不會有多大出彩。對於備考來說，最後一個月每週三篇寫作練習，到了考試那天你一定會有個大的飛躍。
